Enregistrer les dépenses de manière ordonnée est aussi important qu'enregistrer les recettes. Ce guide vous explique comment enregistrer, catégoriser et contrôler toutes les dépenses de votre église.
Allez dans Comptabilité → Nouvelle Transaction → Dépense. Sélectionnez le compte de dépense (ex. Électricité, Salaires, Matériaux), le fonds correspondant, le montant, la date, le bénéficiaire et la description. Enregistrez.
Après avoir enregistré la dépense, vous pouvez joindre la facture ou le reçu numérisé au format PDF, JPG ou PNG. Cela numérise votre archive comptable et facilite les audits.
Allez dans Employés → Paie pour gérer les paiements au personnel. Enregistrez le salaire brut, les déductions et le net payé. Le système liera automatiquement le paiement au compte Charges de Personnel.
Pour les dépenses qui se répètent mensuellement (loyer, services), vous pouvez copier une transaction précédente plutôt que de la ressaisir depuis zéro. Ouvrez la transaction, cliquez sur 'Dupliquer' et ajustez la date.
Allez dans Comptabilité → Journal. Filtrez par compte de dépense et plage de dates pour voir toutes les transactions de cette catégorie. Identifiez les dépenses inhabituelles ou mal classées.
Allez dans Comptabilité → Rapprochement Bancaire. Importez ou saisissez votre relevé bancaire et cochez chaque transaction comme rapprochée. Le système identifiera toute différence nécessitant une investigation.
Conseil
Prenez une photo du reçu avec votre téléphone immédiatement après chaque dépense. Il est plus facile que de chercher des reçus physiques en fin de mois.